一般會(huì)議策劃是很容易受到場地和天氣的影響，由于場地和天氣的不同，會(huì)分為室內(nèi)會(huì)議和室外會(huì)議。接下來西安九衢廣告裝飾公司的小編給大家分享一下室內(nèi)舉辦大型會(huì)議活動(dòng)的流程和注意事項(xiàng)。

1、確定參會(huì)人數(shù)

任何一場會(huì)議舉辦前都先要確定與會(huì)人數(shù)，然后再統(tǒng)計(jì)這些人分別從哪里來，確定好人數(shù)后，就要開始確定邀約人，準(zhǔn)備好邀約。

2、明確會(huì)議主題

將會(huì)議的人數(shù)確定后，策劃人員將要開始確定會(huì)議的主題，而后要培訓(xùn)即將邀請嘉賓的邀約人，使之能準(zhǔn)確將本次會(huì)議的會(huì)議主題、亮點(diǎn)以及會(huì)議中參會(huì)者能夠得到的重要信息傳達(dá)給與會(huì)者。

3、會(huì)議邀約

前期確定的會(huì)議人數(shù)就是本次會(huì)議要邀約的目標(biāo)。為了達(dá)到會(huì)議目標(biāo)人數(shù)，建議大家集中式邀約。

4、確定會(huì)議流程

會(huì)議流程的設(shè)置將直接影響本次會(huì)議的實(shí)施效果，會(huì)議流程也能讓工作人員明確自己的任務(wù)，知道每項(xiàng)任務(wù)的時(shí)間節(jié)點(diǎn)，而負(fù)責(zé)人也可根據(jù)流程監(jiān)督會(huì)議準(zhǔn)備情況。

5、提前準(zhǔn)備相關(guān)物資

一場大型的會(huì)議活動(dòng)所需要的物資很多，包括宣傳物資、生活物、接待物資、各種獎(jiǎng)項(xiàng)物資等。建議策劃人員提前列好一份物料清單，采購人員也好對(duì)照清單進(jìn)行購買。

6、會(huì)議前兩天的定向

一場大型會(huì)議活動(dòng)要想成功舉辦離不開會(huì)前的定向，因此策劃人員應(yīng)充分利用會(huì)前定向，讓每一個(gè)工作人員知道在每一個(gè)環(huán)節(jié)自己工作的細(xì)節(jié)，以及團(tuán)隊(duì)之間如何配合。

7、會(huì)前再次確認(rèn)參會(huì)人數(shù)

為了確保本次會(huì)議的質(zhì)量，會(huì)前一定要對(duì)前期邀約到場的人再次確認(rèn)。

8、會(huì)中

要及時(shí)關(guān)注嘉賓到場時(shí)間，到達(dá)現(xiàn)場的人數(shù)，以及會(huì)中各個(gè)環(huán)節(jié)需要銜接的部分。執(zhí)行人員要根據(jù)會(huì)中效果及時(shí)作出適當(dāng)?shù)恼{(diào)整。

9、會(huì)后

全體工作人員要做好本次會(huì)議的總結(jié)工作。具體來說要總結(jié)本次會(huì)議中的優(yōu)勢和亮點(diǎn)是什么？會(huì)議中還有哪些方面可以提升？在接下來的會(huì)議中該如何完善？

除此之外，以下細(xì)節(jié)也是籌備室內(nèi)大型會(huì)議活動(dòng)時(shí)應(yīng)注意的要點(diǎn)：

（1）會(huì)場布置

不同的會(huì)議在布置會(huì)場時(shí)也是不同的，作為現(xiàn)場布置人員，要掌握會(huì)場的溫度，及時(shí)檢查會(huì)場燈光設(shè)備。涉及到媒體邀約的，安排座位時(shí)還要留足媒體的座位和排場。另外，還要考慮到人員緊急疏散問題，會(huì)場要有明顯的緊急疏散標(biāo)志。

（2）人員組織

盡量做到專人專職，會(huì)前半小時(shí)要提醒所有與會(huì)人員即使入場，以保證會(huì)議的順利進(jìn)行。現(xiàn)場工作人員應(yīng)提前培訓(xùn)好，注意言行舉止，盡量穿正裝出席會(huì)議。

（3）休息室的安排

休息室要提前準(zhǔn)備好一些飲品和水果，方便到場的嘉賓可以在休息的時(shí)候使用，休息室的椅子也一定要足夠。另外，洗手間要有特殊標(biāo)志。

無論是會(huì)議前期準(zhǔn)備，還是會(huì)議期間以及會(huì)議結(jié)束后的相應(yīng)安排，都會(huì)存在重重困難，西安九衢廣告裝飾公司成立多年，一直秉持著真誠服務(wù)、精細(xì)化工作細(xì)節(jié)等理念，完整的會(huì)議策劃方案貫穿會(huì)前、會(huì)中與會(huì)后，給參與者帶來愉悅的體驗(yàn)感！